Tiedonkeruumenetelmien digitalisointi

Alkusanat

Hyvä lukija tällä sivulle pyrimme keräämään ja luomaan tietoa eri digitalisaatiomenetelmistä, koskien tiedonkeruuta ja tarkemmin työmaalla ja kohteista kerättävän tiedon digitalisointia ja tiedon jatkokäsittelyä sekä tiedonjakelun digitalisointia. Sivun alaosaan päivittyy uusimmat blogimme, jotka ovat vapaasti jaettavissa. Tarkastelemme tiedonkeruuta hyvin vahvasti omasta näkökannastamme sovelluskehittäjänä sekä omista työhistoriamme kautta rakennus – ja laivanrakennusteollisuuden parissa. Eli saa olla vapaasti erimieltä ja haastaa meitä tarvittaessa.

Lyhyesti mitä tiedonkeruun digitalisoinnilla tarkoitetaan työmaakäyntien yhteydessä
Yleisesti digitalisoinnilla tarkoitetaan perinteisesti kerätyn tiedon sähköiseen muotoon eli tietokoneella luettavaan muotoon saattamista. Tällaista tietoa voi olla esimerkiksi kirjoitettu tieto, valokuvat, äänet ja dokumentit jne. Työmaakäynneillä ja tarkastuskäynneillä tietoa kerätään ja muistiinpanoja tehdään yleensä paperilla ja kynällä, koska tämä on helppoa, nopeaa ja edullista. Digitalisoinnilla tarkoitetaan tämän analogisesti kerätyn materiaalin muuttamista numeeriseksi dataksi.
Tietojen digitalisointi on ainoa tapa saada kerätty tieto nopeasti jaettavaksi organisaatioille, objektiivisesti luettavassa ja jatkokäsiteltävässä muodossa.

Tiedonkeruumenetelmistä
Jokaisella yrityksellä on omat spesifiset tiedonkeruumenetelmät, toimintatavat ja tarkastuslistat. Nyt digitalisaation aikakaudella moni rakennus- ja valmistavanteollisuudenalan yritys on lähtenyt jo digitalisoimaan monotonisia ja usein toistuvia toimintojaan. Mitä mitataan, dokumenttipohjat sekä tavat kerätä tietoa vaihtelevat yrityksestä toiseen mutta yksi yhteinen piirre kaikilta löytyy, paperi ja kynä.
Miksi paperi ja kynä ovat niin vahvasti mukana työmaalla vielä 2000-luvulla, vaikka digitalisaation avulla saavutetaan niin monia etuja kuten laadun parantuminen, virheiden minimoiminen ja kommunikaation helppous.

Syitä on monia:
1. Juuri omiin tarpeisiin soveltuvan valmissovelluksen heikko saatavuus
Tiedontallentamiseen ja projektin hallintaan löytyy sovellus tai SaaS-palvelu joka nurkalta, mutta tiedonkeruun digitalisointiin sopivia sovelluksia ei juuri ole tai ne soveltuvat vain tietylle toimiallalle tai organisaatiolle, kuten esim. uudisrakennuskohteet.
2. Asenteet
Nuorentuneen yritysjohdon on todella hankala saada fakkiintuneeseen suorittavaan keskijohtoon juurrutettuja uusia toimintamalleja, paperi ja kynä on vain helpompi. Organisaatiossa pesivän muutosvastarinnan soidinääni kuuluu varsinkin keväisin vahvana joka organisaatiotasolla. Tätä viserrystä ei yleensä jaksa kuunnella sitkeinkään yritysjohto kovinkaan pitkään.

Perinteisen tiedonkeruumenetelmien haasteet
Kuten yllä mainittu useat yritykset luottavat vielä paperin ja kynän voimaan tiedonkeruun välineinä.
Tässä tavassa toimia on kuitenkin nopeuden ja helppokäyttöisyydestä huolimatta muutamia merkittäviä haasteita, kuten:

  • Kerättävän tiedon objektiivisuus ja yhtenäisyys
  • Virheherkkyys puhtaaksikirjoittaessa
  • Puhtaaksi kirjoittamisen vaivalloisuus
  • Jakamisen hankaluus muille organisaation jäsenille
  • Tiedon säilyminen
  • Toimintamallien henkilöityminen
  • Virheellisen tiedon korjaaminen ja jäljittäminen

Alihankkijoiden ja sidosryhmien tiedottaminen tapahtuu vielä tänäpäivänä pääasiassa puhelimella ja puhelinkeskustelua tukevalla suunnitteluaineistolla (CAD). Vaikka äidinkieli olisi tiedottajalla ja tiedon vastaanottajalla samat, väärinymmärryksen riski on todella suuri.

Paperille kerättyyn tietoon ja tähän tietoon pohjautuvilla tiedonvälitystavoilla, virhe havaintaan yleensä liian myöhään, vasta asennuksen yhteydessä työmaalla. Tai jos virhe havaintaan ajoissa, virheellistä tietoa ei enää saada korjattua kaikilta sidosryhmätasoilta. Analogisesti kerätyn ja säilötyn tiedon jäljitettävyys ja virheellisen tiedon etsintä on todella hankalaa, ellei jopa mahdotonta.

Virheiden minimointi saavutetaan parhaiten digitaalisilla tiedonkeruu menetelmillä, yhtenäisillä tiedonkeruu tavoilla ja yhtenäisillä tiedonjakotavoilla.

Oikean tiedon ja tiedon päivitettävyyden merkitys korostuu erityisesti projektinomaisissa saneerauskohteissa ja moduuliasennuksissa, jotka sijaitsevat maantieteellisesti kaukana valmistus- tai suunnittelumaasta.

Mobiilit tiedonkeruumenetelmät, tutkitut haasteet ja toiveet
Edut:
Digitaalisten tiedonkeruumenetelmien avulla saavutetaan monia etuja.

  • Vähennetään ihmisistä johtuvia virheitä,
  • tiedottaminen projektiorganisaatiolle ja yritysjohdolle,
  • laadun parantaminen,
  • nopeampi läpimenoaika, kun ylimääräinen selittäminen jää pois.
  • Asiakastyytyväisyys,
  • kustannussäästöt parantuneen työtehon ja virheiden vähentymsen kautta,
  • reklamaatioiden hallinta,
  • virheiden minimointi.

Haasteet:
Tutkittujen ja itseteettämiemme tutkimustulosten mukaan, mobiililaiteavusteissa tiedonkeruussa on havaittu 4 yleistä haastetta / tarvetta.

  1. Tietoliikenneyhteydet- yhteydet eivät saa pätkiä kun niitä tarvitaan.
  2. Mobiililaitteilla kerätyn työmaatiedon pitää olla helposti jatkokäsiteltävissä pöytäkoneella.
  3. Mobiililaitteelle syötettävän tiedon helppous ja nopeus myös isokätiselle.
  4. Käyttöönotettava ratkaisu pitää olla ilman suurempaa vaivaa käyttöönotettavissa ja koulutettavissa.

Ratkaisumme:
Omassa toiminnassamme sovelluskehittäjänä, olemme halunneet keskittyä helppokäyttöiseen ja nopeasti käyttöönotettavan mobiiliin tiedonkeruusovelluksen luomiseen.
Lähtiessämme kehittämään omaa ratkaisuamme, luimme ja teetimme useamman kyselyn ja tutkimuksen, mitä kentällä mobiililaitteilla tapahtuvalla tiedonkeruusovellukselta odotetaan ja toivotaan.

Taikasanat: ”Mikko haluaa käyttää paperia ja kynää”.

Tämä yllä oleva lause kuului erään haastateltavan suusta, häneltä kysyttäessä mitä esteitä näette digitaalisten tiedonkeruusovellusten käyttöönotolle ja niiden hyödyntämiselle.

Tästä lausahduksesta tuli toimintaamme ohjaava kulmakivi. Kehittämämme sovellus pitää toimia kuin paperi ja kynä, yhtä yksinkertaisesti ja helposti.

Ratkaisumme haasteisiin:
Haaste: 1. Tietoliikenneyhteydet- yhteydet eivät saa pätkiä, kun niitä tarvitaan.
Ratkaisu: Dotag tiedonkeruusovellus toimii off-tilassa, kun tietoa kerätään ja säilötään.

Haaste: 2. Mobiililaitteilla kerätyn työmaatiedon pitää olla helposti jatkokäsiteltävissä pöytäkoneella.
Ratkaisu: tiedot kerätään mobiililaitteella. Kerätty tieto on lähettävissä sähköpostiin PDF- muodossa tai jälkikäsiteltävässä muodossa SaaS-palveluumme, pöytäkoneilla toimivaan Dotag Manageriin.

Haaste 3. Mobiililaitteelle syötettävän tiedon helppous ja nopeus myös isokätiselle.
Ratkaisu: Teimme isot napit ja vaiheistimme toiminnot muutamaan selkeään vaiheeseen, keruu ja lähetys.

Haaste 4. Käyttöönotettava ratkaisu pitää olla ilman suurempaa vaivaa käyttöönotettavissa ja koulutettavissa.
Ratkaisu: Dotag on äärimmäisen yksinkertainen sovellus, jota voi käyttää juuri haluamallaan tavalla ilman ylimäärisiä toimintoja tai kevätjuhlaliikkeitä. Käyttöönotto onnistuu ilman koulutustakin, mutta tunnistaessamme muutosvastarinnan mahdollisen voiman, ehdotamme käyttöönottoon muutamaa innovatiivista ja innostunutta henkilöä ensimmäiseen vaiheeseen.

Rohkeasti kokeilemaan kustannuksitta, siitä se lähtee.

Yhteenveto:
Paperi ja kynä ei vain enää riitä, digitalisaation avulla ratkaistaan monta ongelmaa ja helpotetaan työmaatyöskentelyä.

Huom! Digitalisaation ei tarvitse tarkoittaa satojen tuhansien investointeja tai hiustenlähtöä. Se voi olla myös vaivatonta ja jopa hauskaa.

This is how we can help you with Dotag

General presentation

Fast-track guideline

Professional – guideline